34条の2書面と実務運用の落とし穴
あなたが渡している書面、実は1件20万円の罰金対象かもしれません。
34条の2書面の法的根拠と交付対象
宅地建物取引業法第34条の2は、いわゆる「契約成立時書面」の交付義務を定めています。媒介契約時の説明とは別で、実際に契約が成立した後に交付される書面です。
この書面には、契約の当事者、取引条件、物件の特定事項、手数料、瑕疵担保などが明記されていなければなりません。
つまり、取引の最終確認書のような位置付けですね。
特に注意したいのは「自社取引」や「両手取引」の場合です。自社が売主である場合や、双方から仲介手数料を受け取る場合には、誤記や省略が「業務停止処分」につながった事例も報告されています。令和5年の東京都内の調査では、34条の2違反で是正指示を受けた業者数は146件にのぼりました。
つまり、自社関係取引でも油断できません。
ここで注意すべきは「当たり前の契約書だから省略していい」という誤解です。覚えておきたいのは、この書面が「宅建業者であるあなた」を守る最後の防御壁でもあるという点です。結論は、発行しないより冗長なくらいが安全です。
34条の2書面の交付時期とタイミングの誤解
交付は「契約成立の時」に行わなければなりません。これは、署名捺印の前後で微妙に異なる扱いを受けるケースがあります。
多くの業者がやりがちな「後日郵送」は、実はアウトです。契約当日に相手方に到達していない場合、法的には交付義務を果たしていないとみなされます。
たとえば、東京都住宅政策課の指導事例では、紙書面を翌日投函した1件が「交付義務違反」として報告されています。ペナルティは軽くても、信頼低下は甚大ですね。
電子交付も例外ではありません。メール添付だけで送信済みとする行為も、相手が確認できなければ交付にはなりません。つまり受信履歴が証拠です。
理想は、電子契約サービス（クラウドサインやGMOサインなど）を活用して、相手方の開封ログを残すこと。これなら安心です。つまり、時刻＋到達が条件です。
34条の2書面の電子化と法的効力の新ルール
2022年の宅地建物取引業法改正により、書面の電子交付が正式に認められました。ただし、条件があります。相手方の同意が必須であり、電子データ形式が「改ざん困難なものであること」が求められます。
ここで誤解が多いのが「PDFファイルをメール送付すればOK」という認識です。実際はそれだけでは不十分です。相手の明示的な承諾と、アクセス記録の保存がなければ無効です。
つまり、IT重説と同様に運用ルールがあるということですね。
また、特定の電子署名を使えば、原本同等の証拠力を持ちます。おすすめは、電子署名法第3条適合型の「DocuSign」「クラウドサイン」など。これらを使うだけで、証拠価値が高まり、訴訟時も安心です。
つまりPDF添付だけでは足りません。
34条の2書面の省略可能なケースと例外事例
短期賃貸契約や定期借家契約の一部では、省略が認められるケースがあります。しかし「契約期間が1年未満だから不要」というわけではありません。
例えば、契約内容に手付金や違約金が含まれる場合、または代理・媒介手数料の受領がある場合は交付の必要があります。
国土交通省の実務ガイドでも、「省略できる場合はごく限定的」としています。実際、2023年度の監査で「短期契約だから交付しなかった」ことが問題視された事例が12件ありました。
つまり、省略できると思い込むのは危険です。
どういうことでしょうか？
それはつまり、契約期間ではなく「内容」が判断基準になるということです。一部例外があるとはいえ、34条の2は「契約の性質」に基づく規定だからです。
つまり内容審査が条件です。
34条の2書面の違反・罰則・行政処分リスク
最も見過ごされるのが、交付漏れや記載誤りによる罰則です。34条の2違反は「業務停止処分」「指示」「免許取消」の対象になります。
2024年に実際あったケースでは、交付漏れが5件あった1社が10日間の業務停止処分を受けました。書面1件あたり20万円前後の損害賠償になった例も確認されています。
特に「物件概要」や「重要事項に変更があった場合の明示」が抜け落ちやすいポイントです。これを見逃すと、クレームでは済まない結果に。つまり書面管理が命です。
対策としては、社内でのダブルチェック体制とデジタル台帳管理の導入が不可欠です。クラウドで履歴を残すだけでリスクは半分以下に抑えられます。
宅建協会の指導資料にも、記載漏れ・虚偽記載が最頻違反であることが明記されています。処分を受けてからでは遅いですね。
罰則は重いです。
国土交通省の「宅地建物取引業法の運用上の留意事項」では最新の判例も引用されています。参考にしてください。
国土交通省：宅地建物取引業法第34条の2関連解説ページ
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