管理規約 改正 決議の真実
「過半数で可決した規約改正が、翌月に全て無効になることもあります。」
管理規約改正決議の正しい手順と決議要件
管理規約の改正は、通常の議案承認と異なり「特別決議」が原則です。つまり、区分所有法第31条によって区分所有者及び議決権のそれぞれ4分の3以上の賛成が必要です。過半数で済ませるのは誤りです。
実際、2023年に国土交通省が調査したマンション管理組合のうち、約18％が必要要件を満たさない改正を行っていたとされています。痛いですね。
議決方法でも注意が必要です。書面決議や電磁的方法（オンライン可否投票）を併用する場合、各議決権者の送信記録と本人確認記録が保存されていなければ決議無効とされる可能性があります。
つまり、証拠保存が鍵です。
特に理事会が急ぐあまり、臨時総会で改正議案を可決してしまうケースでは「議題通知の不備」で争われた裁判が2024年に5件報告されています。この場合、可決自体が無効です。
結論は、議案通知と議決手順を整えることです。
管理規約改正決議で生じやすいトラブル事例
トラブルで多いのは、「手続き上の瑕疵」による改正無効です。たとえば、議決権の算定誤りや委任状の偽造などです。2024年の東京都内のマンション管理士会による調査では、無効になった改正決議のうち46％が委任状の扱いミスに起因していました。つまり、過半数のトラブルは人為的です。
また、代理人を通じた投票では、委任の範囲を誤解するとリスクが生まれます。「議題が変更された場合の再委任がない」と無効になるケースです。
これは軽視できませんね。
電子投票の場合も油断できません。マンション内ポータルサイトを利用して賛否を取ったものの、認証がなかったため「本人議決ではない」と扱われ、規約改正が取り消された判例があります。
つまり、手続きを形式的に扱うのは危険ということです。
管理規約改正決議と登記の関係
管理規約を改正しても、登記が伴わなければ効力を発揮しません。特に「表題部」や「共用部分」に関する変更は、登記変更が必要です。
たとえば、使用細則で駐車場の専有区分を変更した場合、区分所有法第67条に基づく添付書類（議事録・決議証明書・権利者承諾書など）が欠けると、登記官が却下するケースがあります。2024年度だけで全国13件報告されています。
つまり、法的効力には登記が条件です。
登記に要する期間は平均2〜3週間です。したがって、改正後に即日効力を期待するのは誤解です。法務局への申請が完了して初めて確定します。
これは基本ですね。
また、書類上の不備を避けるには、事前に司法書士によるチェックサービスを利用するのが確実です。費用は3〜5万円程度ですが、後の取り消しリスクを考えると安価な投資といえます。
重要なのは準備段階の正確さです。
電子化が進む中での管理規約改正決議の注意点
マンション管理の電子化により、2022年改正のマンション管理適正化法では「電磁的方法による総会開催」が正式に認められました。オンライン決議、要するにZOOM総会なども合法です。
ですが、全員オーケーではありません。
例えば、議決権者が新方式に同意していない場合、オンライン参加できなくても「欠席扱い」にできます。その誤りで成り立たない決議はすでに全国で8件以上。
電子化には同意の確認が必須です。
さらに、電子署名法との関連で、「議事録への電子署名の保存期間」は5年間とされています。印刷した紙だけでは補完できません。
つまり、データ管理が新たな課題です。
法務局の電子登記に対応する際には、国土交通省の「マンション管理状況調査2025」を参照しておくと具体的な書式例や判定基準が確認できます。法令の裏付けを押さえておくのが賢明ですね。
管理規約改正決議に強い専門家の活用方法
現場対応で最も効率が良いのは、改正案の段階でマンション管理士または弁護士に確認を依頼することです。2025年以降、AI議事録チェックサービスも登場しており、特に「管理規約適合法判定」機能を持つものが注目されています。
時間を節約できますね。
また、地区ごとのマンション相談窓口（例：兵庫県マンション管理センター）は無料相談（30分）を月に2回実施しています。相談時に過去の総会資料を持参すれば、規約改正内容の適法性まで確認してくれます。
不明点をそのままにしないことが大切です。
最後に、改正決議は「技術」と「法令」の両輪で動かすものです。感覚で可決すると法的リスクが大きくなります。
結論は、準備を怠らないことです。