添付書類一覧テンプレートの書き方と使い方完全ガイド
添付書類一覧を省略するだけで、取引先との信頼関係が1件失われる可能性があります。
<% index %>
添付書類一覧テンプレートとは？送付状との関係を整理する
「添付書類一覧」とは、書類を送付する際に同封物の内容を一覧形式で示したリストのことです。送付状（添え状・送り状とも呼ばれる）の中に組み込まれることが多く、特に「記書き」と呼ばれる形式で書類の名称・部数・備考を箇条書きにした部分がこれに該当します。
ビジネスシーンでは、請求書・契約書・納品書・見積書など複数の書類を一度に郵送することがよくあります。そのとき、添付書類一覧があることで受け取った側が「何の書類が何枚入っているか」を即座に確認でき、ミスや漏れの早期発見につながります。
送付状自体は法的に義務づけられた書類ではありません。ただし、ビジネスの基本マナーとして同封するのが一般的です。モノフォワードクラウドを監修した公認会計士・福留聡氏も「書類の送付状は相手が確認しやすい状態を作るためのもの」と指摘しており、特に新規取引先への郵送では必ず添付するのが原則です。
添付書類一覧が「送付状と別物」ではなく、「送付状の中の重要なパーツ」であることを理解しておくと、テンプレート選びの際にもスムーズに進められます。
つまり、送付状の構成要素の一つが「添付書類一覧（記書き）」ということですね。
| 用語 | 意味 | 位置づけ |
|---|---|---|
| 送付状（添え状） | 書類送付全体を案内する文書 | 全体の枠組み |
| 添付書類一覧（記書き） | 同封物の名称・部数を列挙したリスト | 送付状内のパーツ |
| チェックリスト | 提出・受取の管理に使う確認表 | 社内管理用 |
参考：送付状の記書きの意味と正しい書き方（DIME）
「記書き」って何？ビジネス文書における「記」と「以上」の正しい使い方 – DIME
添付書類一覧テンプレートの基本項目と記書きの書き方
添付書類一覧を正しく作るうえで、まず「記書き」の正式なフォーマットを理解しておくことが重要です。記書きとは、ビジネス文書で「記」という見出しの後に箇条書きで内容を列挙し、末尾を「以上」で締める記法のことです。
記書きの基本的な構成は次のとおりです。
| 項目 | 書き方の例 | 補足 |
|---|---|---|
| 書類名 | 請求書 | 正式名称で記載する |
| 部数・枚数 | 1部 | 「部」「枚」「通」を使い分ける |
| 備考 | 押印後1部返送ください | 相手への指示があれば記載 |
書類名は必ず正式名称で記載します。「請求書（〇〇年〇月分）」のように、期間や内容を補足するとさらに親切です。部数の数え方は書類の種類によって異なり、一般的に契約書は「部」、一枚物の通知は「通」、コピーを含む一綴りは「枚」で数えます。これが意外に間違えやすいポイントです。
記書きはA4用紙1枚以内に収めるのが原則です。書類数が多く1枚に収まらない場合は、送付状の記書き欄に「別紙ご参照ください」と記載し、添付書類一覧のみを別紙として作成します。これが「別紙添付書類一覧テンプレート」として独立する場面です。
別紙で作成する場合のExcelテンプレートには、以下の列を設定するとスッキリまとまります。
– ✅ No.（番号）：書類の通し番号
– ✅ 書類名：正式名称
– ✅ 部数／枚数：数量
– ✅ 提出期限：返送や確認が必要な場合
– ✅ 備考：押印・返送の指示など
これだけ覚えておけばOKです。
記書き部分を毎回手作りしていると時間のロスが大きくなります。モノフォワードやcanvaなど各社が提供する無料テンプレートを一度ダウンロードして、自社の書式に合わせてカスタマイズしておくのが最も効率的な進め方です。
参考：記書きの書き方・構成ルールの詳細解説（三菱電機デジタルイノベーション）
読み手に伝わる文章力 – 三菱電機デジタルイノベーション株式会社
添付書類一覧テンプレートのシーン別活用法（入社・契約・申請）
添付書類一覧のテンプレートは、ひとつを使い回せばよいわけではありません。シーンによって必要な項目やフォーマットが異なります。ここでは、実務でよく使われる3つのシーンを整理します。
① 入社時提出書類一覧
新卒・中途採用を問わず、入社手続きでは多数の書類のやり取りが発生します。一般的に必要となる書類の種類は10〜15種類程度あり、会社側と内定者の双方が管理しなければなりません。
| 書類名 | 対象 | 備考 |
|—|—|—|
| 雇用契約書 | 全員 | 押印後1部返送 |
| 扶養控除等申告書 | 全員 | 入社日までに提出 |
| マイナンバー提供書 | 全員 | コピー可 |
| 雇用保険被保険者証 | 中途採用者 | 前職分を提出 |
| 健康診断書 | 会社の規定による | 3か月以内発行のもの |
入社書類の場合、「必須書類」と「該当者のみ提出」を明確に区別した一覧表を使うと、担当者の確認作業が格段にラクになります。Manegyが提供するExcel形式テンプレートは新卒・中途別に4シート構成になっており、実務での使い勝手が高いと評判です。
② 契約書送付時の添付書類一覧
契約書を2部送付して1部に押印後返送を求める場面は、ビジネスの現場で日常的に発生します。このときの添付書類一覧には「部数」と「返送の指示」を必ず明記するのが鉄則です。
「返送をお願いします」という文言だけでは相手が何部返せばよいか分からなくなることがあります。「〇部送付・うち〇部に押印後ご返送ください」と具体的な数字を入れることが条件です。
③ 役所・公的機関への申請書類一覧
役所への郵送では、添え状はマナーとして必要ですが、時候の挨拶は不要です。用件だけを簡潔に記載し、添付書類一覧（記書き）で必要書類を列挙します。不足書類があると申請が受理されないリスクがあるため、チェックリスト形式の一覧表で「提出済み／未提出」を管理することを強くおすすめします。
これは使えそうです。
参考：入社時提出書類チェックリストのExcelテンプレート（労務サーチ）
入社時提出書類チェックリストテンプレート – 労務サーチ
添付書類一覧テンプレートの無料ダウンロード先と選び方
テンプレートをゼロから自作するのは非効率です。無料で利用できる信頼性の高いサービスを活用することが、時間のムダをなくす近道になります。
主な無料テンプレートのダウンロード先を以下にまとめます。
| サービス名 | 形式 | 特徴 |
|---|---|---|
| マネーフォワードクラウド | Word / PDF | 20種類以上の送付状テンプレート。月別の時候の挨拶入りあり |
| 弥生（yayoi-kk） | Word | 請求書・見積書向け送付状に特化。シンプルで使いやすい |
| ビズ研（biztemplatelab） | Word / Excel / Google Docs | 登録不要でダウンロード可能。書き方の解説付き |
| Manegy | Excel | 入社時提出書類一覧に特化。新卒・中途の4シート構成 |
| Microsoft Office公式 | Word / Excel | Officeアプリから直接新規作成で取得可能。無料 |
テンプレートを選ぶ際は「使用用途との一致」と「ファイル形式」の2点を最初に確認します。郵送する書類の種類が多い場合は別紙形式のExcelテンプレート、シンプルな1枚送付ならWord形式が適切です。
登録不要・無料でダウンロードできるかどうかも重要な判断基準です。登録が必要なサービスの場合、後日マーケティングメールが届くことがあります。ビズ研やビズオーシャンなどは登録不要でダウンロードできる点でビジネスユーザーから支持されています。
ダウンロード後は必ず「自社名・差出人情報・宛先欄」を書き換えてから保存することが条件です。テンプレートのサンプルテキストのまま送付すると、重大なマナー違反につながります。
痛いですね。
また、Googleドキュメント形式のテンプレートは、複数人での編集・共有が容易なためリモートワーク環境での利用に向いています。チームで送付状の書式を統一したい場合には、Googleドライブに保存してマスターテンプレートとして管理するのがおすすめです。
参考：送付状の無料テンプレート一覧（マネーフォワードクラウド）
送付状テンプレート（無料）一覧 – マネーフォワードクラウド請求書
添付書類一覧テンプレートを使う際の意外な落とし穴と対策
テンプレートを使えば安心、と思い込むのは危険です。実際のビジネス現場では、テンプレートを使っていても起こりやすいミスが複数あります。ここでは見落とされがちな落とし穴を整理します。
落とし穴①：記書きの書類順がバラバラになっている
添付書類一覧の書類の並び順は、封筒の中の書類の実際の順番と一致させるのが基本です。受け取った側が「1番目の書類が請求書」と一覧で確認しながら封筒の中身を照合できるため、確認作業が早くなります。逆に順番がバラバラだと、確認に余計な時間がかかります。
落とし穴②：メールなのに送付状（添付書類一覧）を別ファイルで添付している
郵送の場合は送付状と添付書類一覧の同封が必須ですが、メールの場合は本文が送付状の役割を果たすため、別途送付状ファイルを添付する必要はありません。本文に「下記の書類を添付いたします」と記載し、書類名を箇条書きにすれば十分です。
メールなら本文が送付状というのが原則です。
これを知らないまま毎回Wordの送付状ファイルを作成・添付していると、余分な作業に1回あたり5〜10分を費やし続けることになります。月に20件の送付があるとすれば、年間で最大40時間以上のムダが積み重なる計算です。
落とし穴③：社名を省略形で記載している
宛先の企業名は「（株）〇〇」などと省略するのはマナー違反です。必ず「株式会社〇〇」と正式名称で記載します。送付状テンプレートには「○○会社御中」などのサンプルが入っていることが多いため、そのまま送付しないよう注意が必要です。
落とし穴④：日付を空欄のまま送付している
テンプレートを流用するときに日付の更新を忘れることがあります。日付がないと書類がいつ送付されたか不明になり、トラブルの原因になります。日付は「送付する当日の日付」を記載するのが正しい作法です。
これらのミスは、送付前の「添付書類一覧との照合チェック」を習慣化するだけでほぼ防げます。書類を封筒に入れる直前に、一覧の書類名・部数と実際の書類を1点ずつ指差し確認する作業を取り入れましょう。チェック用の印欄を一覧表に追加しておくと、確認漏れのリスクがさらに下がります。
ミスに注意すれば大丈夫です。
参考：送付状の作成と注意点（MoneyForward）
ビジネス用の送付状の書き方は？テンプレートをもとに解説 – マネーフォワードクラウド
ウチダ テンプレート No.140E 建築士・受験者用定規 012-0014